مدیریت در شرایط ابهام

۱,۶۴۵

نوشته دکتر احمد روستا

ابهام در فرهنگ های گوناگون به معنای، پوشیدگی، تیرگی، گنگی، دوگانگی، چندگانگی،تفسیر و برداشت چندگانه، عدم شفافیت، ناشناخته و نامعلوم بودن و عدم یقین و نا اطمینانی است که باعث تردید، نگرانی،حیرانی، بلاتکلیفی و فلج تدریجی در ارتباط ها، انتخاب ها و اقدامات میشود.
ابهام،واقعیت انکار ناپذیری است که همه ی انسان ها و نهاد ها در طول حیات خود با آن رو به رو میشوند اما در اداره کردن آن کوتاهی می کنند.
اگرچه ابهام،تهدید ها،آسیب ها و آثار منفی و مخرب گوناگونی دارد،اما گاهی دارای فرصت های ویژه ای برای شکوفائی،پیشرفت،تحول،رشد و توسعه و حتی جهش در کسب و کار زندگی است.
اگر بپذیریم که ابهام بیانگر ناشناخته ها، نادانسته ها، ناداشته ها، نایافته ها، ناآشکارها، نا معلوم ها، نا اطمینانی ها و نادانی ها و ناتوانی هاست این واقعیت را می پذیریم که ابهام جزئی تفکیک ناپذیر از زندگی است که نیازمندتشخیص، تعریف، تحلیل و تصمیم درست و یا مدیریت ابهام است.آغاز مدیریت ابهام، تشخیص علائم، عناصر،عوامل و مشخصات ابهام است.
عوامل و علائم مهم ابهام
مهمترین علائم و عوامل ابهام را میتوان در ۷cs یا عوامل هفتگانه ابهام تشخیص داد که عبارتند از :
۱. آشفتگی CHAOS
آشفتگی یا آشوب، هرج و مرج و بی نظمی باعث میشود تا بسیاری از تصمیم گیری ها محدود یا متوقف شوند و یا با تاخیر صورت بگیرند.
۲.سرگشتگی CONFUSION
عدم یقین در مورد آنچه اتفاق میافتد و یا قصد انجام آن وجود دارد، سردرگم شدن، دستپاچگی، بلاتصمیمی، سهل انگاری و نا اطمینانی در انجام امور و نیز حالت و وضعیتی که در آن بسیاری از اتفاقات و رویداد ها کنترل ناپذیر هستند،معرف سرگشتگی و گیجی در تصمیمات و اقدامات گوناگون و تشدید ابهام می شود.
۳.پیچیدگی COMPELEXITY
وجود اجرای متعدد و روابط متعدد بین آنها که باعث دشواری و سختی در شناخت تشخیص و تصمیم گیری ها میشود و ممکن است سازمان یافته یا سازمان نیافته باشند..
۴ .بازدارندگی CONSTRAINT
محدودیت، فشار، اظطرار،اجبار، کمبود و محرومیت ها عوامل بازدارنده ای هستند
که دستیابی به اهداف را محدود می کنند و مانع بسیاری از فعالیت ها و جلوگیری از نتایج دلخواه میشوند.
گاهی بازدارندگی معرف تنگنا،های گوناگون است که غلبه بر آنها نیازمند مدیریت محدودیت است. نظریه محدودیت که میتواند راهنمای مناسبی برای غلبه بر محدودیت ها باشد،بیانگر این است که (( هیچ زنجیره ای قوی تر از ضعیف ترین حلقه خود نیست)) و هر تیم یا نظام دارای تعدادی محدودیت های کوچک است که ضعیف ترین جزء میتواند آسیب رسان آن نظام باشد
۵. واریختگی CRISIS
بحران،شوریدگی،درماندگی، معرف وجود مشکل شدید،حیاتی و انبوه است که ممکن است نقطه عطف بدتر یا بهتر شدن باشد و نیازمند توجه، رسیدگی و برخورد جدی و فوری است.
واریختگی و بحران در کسب و کار بیانگر شرایطی است که اگر به موقع و درست با آن برخورد نشود ممکن است به فاجعه تبدیل شود.
مدیریت بحران نیازمند قابلیت ها و مهارت های ویژه ای است که میتواند در کاهش آثار زیانبار بحران نقش آفرین باشد.مدیریت بحران فرآیند برخورد و رسیدگی با وضعیت اظطراری و ناگهانی است و تبدیل تنش به آرامش است.
۶. فروپاشی COLLAPSE
از هم گسستگی،شکستگی،ورشکستگی،ریزش،سقوط ناگهانی به دلیل ضعف یا فشار زیاد یا عدم پشتیبانی کافی، عدم امکان ادامه فعالیت در کسب و کار و …..
گاهی ابهام زیاد باعث فروپاشیدگی میشود و در مواردی فروپاشی ها، ابهام در کسب و کارها را افزایش میدهند.
۷. بریدگی CUT
یکی از مهمترین عوامل نگران کننده در زندگی ،قطع کردن،بریدن،حذف کردن،کناره گیری و ترک فعالیت ناشی از ترس و نومیدی از شرایط ابهام است. با تقویت مدیریت خویشتن یعنی خودباوری،خودشناسی،خودسازی،خودپروری، از هرگونه توقف و ایستائی،جدائی و رهائی کسب و کارتان دوری کنید و خودرا آماده سازندگی و بالندگی های آینده کنید.
با توجه به آنچه اشاره شد ابهام تلفیق و ترکیبی از نمادها و ویژگیهای هفتگانه ((آشفتگی،سرگشتگی،پیچیدگی،بازدارندگی،واریختگی،فروپاشیدگی و بریدگی)) است.
که خود نیازمند رسیدگی،برخورد و اداره درست هریک از آنهاست.مدیریت در شرایط ابهام،چگونگی برخورد با هر یک از وضعیت ها ، حالت ها و شرایط و عوامل هفتگانه است.
مدیریت بهبود شرایط ابهام
مدیریت بهبود ابهام چگونگی تغییر، تبدیل و جا به جا کردن هفتگانه عوامل و علائم ابهام ۷CS
به هفتگانه بهبود و ابهام ۷CS مفید و مثبت میباشد که عبارتند از:
۱. نظارت و محافظت CONTROL
کنترل به معنای قدرت اثرگذاری و جهت دادن رفتار افراد و یا رویداد هاست.
کنترل در مفاهیم جدید مدیریت یک اقدام پیش نگری است در حالیکه در مفهوم گذشته معنای شناسایی اشتباهات،تعیین استاندارد ها، اندازه گیری عملکرد و اقدامات اصلاحی است.اگر آنچه باعث بی نظمی و هرج و مرج میشود از قبل پیش بینی شوند و پیشگیری های لازم صورت گیرند،بطور قطع اشتباهات و انحراف ها محدود میشوند و نا بسامانی ها کاهش می یابند.
۲.شفافیت CLARITY
شفافیت بیانگر روشن بودن و واضح بودن گفته ها، نوشته ها،تصاویر و پیام ها و …. است که باعث شناخت، درک و تشخیص درست میشوند.
یکی از عواملی که میتواند در کاهش سردرگمی، حیرت زدگی، گیجی و بلاتصمیمی و بلاتکلیفی و سرگشتگی نقش بسزائی داشته باشد، شفاف سازی، آشکاری و روشنگری اطلاعات، اخبار، پیام ها، آمار، گزارشات، روابط، ضوابط و پدیده های گوناگون است.

۳. راحتی CONVENIECE
آنچه باعث راحتی، سهولت و سادگی شود پیچیدگی ها و دشواری ها را کاهش میدهند.یکی از ویژگی های ابهام،پیچیده کردن عوامل ساده است.انسان موفق کسی است که بتواند راحتی و آسایش را جایگزین دشواری و پیچیدگی کند و از ابهام بکاهد.آنچه میتواند باعث سهولت و راحتی و انجام امور گوناگون زندگی شود ساده کردن عوامل دشوار و روان سازی فرایندهاست.
۴. توجه و دلواپسی CARE
هرچه نوجه و دلواپسی به پدیده های گوناگون بیشتر میشود،شرایط بحران سریعتر و بهتر کاهش می یابد.یکی از عواملی که واریختگی ها یا بحران هارا تقویت میکندبی توجهی و عدم رسیدگی بموقع، دلسوزانه و درست است.
گاهی دیراندیشی، بی تفاوتی و کم توجهی باعث میشود تا بحران ها گسترده تر و شدید تر شوند و یک بحران کوچک و ساده به فاجعه ای بزرگ و خطرناک تبدیل شود و در نتیجه امواج ابهام و نگرانی افزایش یابند.
۵. احتیاط و دوراندیشی CAUSION
مصلحت اندیشی، عاقبت نگری و احتیاط باعث میشوند تا با عوامل بازدارنده و محدودکننده بهتر برخورد شود و از هدر دادن و هرز رفتن منابع جلوگیری شود.ملاخحظه کاری و احتیاط،لازمه درست خرج کردن، صرفه جویی و استفاده درست از منابع محدود است. یکی از راه ها و راه کار های مهم اداره کردن تنگناها و محدودیت ها، مدیریت مخارج و موانع است که نتیجه آن کاهش ابهام خواهد بود.
۶. شایستگی COMPETENCE
تقویت و استفاده از شایستگی مهمترین عامل جلوگیری ار پاشیدگی است. روزی از نویسنده مشهور ارنست همینگوی پرسیدند ورشکستگی چگونه اتفاق می افتد؟ و او پاسخ داده SLOWLY & SUDDENLY یعنی (( به آرامی و ناگهانی)) به عبارتی ورشکستگی بی توجهی به شایستگی های گوناگون و استفاده درست از آنهاست که اندک اندک بر ضعفها و کاستی ها می افزاید و بطور ناگهانی باعث فروریختنی ودر هم شکستن نهائی میشود.کشف استعداد های تازه و پرورش لیاقت، مهارت، قابلیت، صلاحیت و مزیت که توجه ویژه به شایستگی ممتاز نقش مهمی در جلوگیری از فروپاشی و کاهش ترس،مخاطره و نگرانی و ابهام در امور زندگی و کسب و کارها دارد.
۷. آرامش CALMNESS
اگر بپذیریم که زندگی، رهائی از طوفان نیست، بلکه آرام زندگی کردن درمیان طوفان هاست.تلاش خواهیم کرد تا با تمرکز و آرامش در برابر ناملایمات و امواج مخالف، برخورد درستی داشته باشیم و آگاهانه و هوشمندانه بر آنها غلبه کنیم.خشم، هیجان، عجله و عصبانیت دشمنان همیشگی آرامش هستند که آثاری جز خسارت، زیان و آسیب نخواهند داشت.بریدن و فرار از تداوم فعالیت حاصل نا آرامی ها و بیقراری هاست. آرامش پیش نیاز جلوگیری از قطع فعالیت، ناشی از افزایش ابهام است.